A jegyzőkönyv

A jegyzőkönyv olyan hivatalos okirat, amelynek az a feladata, hogy az eseményeket, tényeket, megállapításokat írásban rögzítse, megakadályozza a későbbi ferdítéseket. A jegyzőkönyv készülhet:

a) eseményekről (pl. értekezletről, tárgyalásról, vizsgálatról, balesetről);
b) tényekről (pl. egy épületről, tárgyról, egy helyiségről, egy kár nagyságáról, valamilyen hiba, mulasztás okairól).

A jegyzőkönyvnek két típusát különítjük el:

1. A szó szerinti jegyzőkönyv pontosan követi az eseményeket, menetet, és ezt lejegyzi.
2. A jegyzőkönyvkivonat hiteles, az eseményeket tömörítve és rövidítve jegyzi le.

A jegyzőkönyv felépítése: az elején (a fejlécben) szerepeljen a felvétel helye, ideje, tárgya, a jelen levők, a levezető és a jegyzőkönyvet vezető neve. A középrészben az érdemi tartalom. A végén, ha vannak, a határozatok felsorolása áll. A jegyzőkönyvet a záradék, a dátum, a jegyzőkönyvvezető és a két hitelesítő aláírása zárja. 

A feljegyzés

A feljegyzés gyakori ügyirat, mely valamilyen teendőről, ügyről készül a főnök, a vezetőség számára. Tartalmaznia kell, hogy kinek, milyen témában, miért készült a feljegyzés, és ki készítette. 

A jelentés

A jelentés valamilyen tényt szakszerűen, pontosan, tömören foglal össze egy felsőbb hatóságnak. A jelentésben mindig megbízható és friss adatoknak kell szerepelniük. A fejlécben fel kell tüntetni, hogy ki és kinek készíti. A középső rész magát a jelentést tartalmazza, melyben szerepelhetnek statisztikai adatok, grafikonok vagy akár mellékelt dokumentumok. A végéről itt sem hiányozhat az alkotó aláírása. A jelentésnek több típusát ismerjük. A rendszeres jelentés bizonyos meghatározott időközönként (havi, évi), a különleges pedig csak sajátos, alkalmi céllal készül.