A módszert, hasonlóan a dokumentumelemzéshez, kiegészítő technikaként használhatjuk kétféle módon. A gyakoribb használati módja az, hogy az interjúra készülve, mintegy előzetes áttekintésként, végigkövetjük a folyamatot, megfigyeljük, hogy ki, mikor, milyen feladatot (feladatokat) hajt végre. A folyamatba illeszkedő feladatokat egymás után tekintjük át, általános összképet szerezve a teljes feladatsorról.

A másik alkalmazása a megfigyelésnek, a már teljes felmérés befejezését követő ellenőrzés. Ilyenkor ellenőrzési célt szolgál a módszer. 

A megfigyelést technikailag kétféle módon oldhatjuk meg. Megkülönböztethetünk résztvevő és személyes részvétel nélküli megfigyelést. (Ilyen esetben videó segítségével végezhetjük a megfigyelést.)

A résztvevő megfigyelés azt jelenti, hogy a felmérést végző szakember ott van a munkaterületen, ahol megfigyeli a tevékenységet végzők munkáját. Ennek óriási hátránya, hogy az „idegen" részvétele torzíthatja a kapott eredményt. 

Előnyei:

• Személyesen meggyőződhetünk a munka menetéről (szabálytalanságok).
• Megbízható adatokat gyűjtünk (saját szemmel láttam!).
• Feltárhatók a hibák, szabálytalanságok, hiányosságok.
• Események időbeli lefolyásának vizsgálatára is alkalmas.

Hátrányai:

• Rendkívül időigényes, ezért csak más módszerekkel együtt lehet végezni.
• A megfigyelés ténye befolyásolja a megfigyelt tevékenységet, ezt nehezen tudjuk számításba venni.

Szempontok:

• Soha ne avatkozzunk bele a vizsgált folyamatba!
• A bizonylatok szerepe a megfigyelésben is fontos, ezért fordítsunk gondot azok beszerzésére, megismerésére is.
• A megfigyelő nem ellenőr!
  

A mérés a megfigyelés egyik változata. Azért kell különbséget tenni a két eljárás között, hogy rávilágítsunk arra, hogy a megfigyelés viselkedési mintákat, tendenciákat tár fel, míg a mérés statisztikai jellegű, számszerűsítő eljárás, amelyben a tevékenységekhez számadatokat, numerikus jellemzőket kapcsolnak. Ilyen mennyiségi adatokat kell összegyűjteni például arról, hogy adott időintervallumon belül hány darab számlát állítanak ki, hány darab számla érkezik be a szállítóktól.