A karbantartás egy folyamatos rendszerfejlesztési munka, mely azt jelenti, hogy a megváltozott igények, azaz követelmények ismeretében a rendszer funkcióinak és a feldolgozásoknál használt algoritmusoknak változtatása esetén új verzió létrehozása szükséges.

A karbantartás tehát megváltoztathatja adott funkciók működését, az egyes műveletek elvégzését, ennek kapcsán a rendszer és felhasználói dokumentációkat.

Nagyobb rendszerek esetén célszerű karbantartó csoport létrehozása, melyben a rendszer üzemeltetési képviselője, valamint a felhasználói képviselet is részt vesz a rendszer fejlesztőin kívül.

A karbantartó csoport feladatai:

• minden jelentősebb módosítás elfogadása;
• a jelentkező karbantartási igények sorrendjének meghatározása, a bevezetéssel kapcsolatos döntések meghozatala;
• a bekövetkező változások átvezetése a dokumentációba és a gyakorlati munkában történő ellenőrzése;
• az előre nem látható események bekövetkezésekor új ütemezés készítése, a rendszer esetleges helyreállítására és üzemeltetésére vonatkozóan;
• a rendszer teljes dokumentációjának karbantartása, tárolása és kezelése;
• az évenkénti karbantartási munkák értékelése, a következő évi program elkészítése;
• költségterv és értékelés elkészítése