1. ábra

 

Egy oktatásszervező munkájában előfordulhat, hogy értekezletet kell összehívnia valamilyen téma megbeszélésére, egy rendezvény előkészítésére stb. Az értekezlet hasonlít a megbeszélésre, de különbözik is tőle. Ugyanis az értekezlet résztvevőinek száma többnyire nagyobb, és a kommunikációs helyzet hivatalosabb, szorosabb keretek között zajlik. Nem ritka, hogy egy értekezleten olyan munkatársak is részt vesznek, akikkel nem állunk közvetlen, napi kapcsolatban.

 

Egy értekezlet megtervezésének és levezetésének vannak általános szabályai, melyek ismerete segítheti az összejövetel sikerességét.

Az értekezlet olyan csoportos kommunikációs forma, melynek előre eltervezett témája és napirendje van. Mindig van legalább egy fő, aki irányítja a megbeszélés menetét, kijelöli a megnyilatkozókat, általában meghatározza a hozzászólások idejét. A résztvevő felek közötti viszony hivatalos, és ez megnyilvánul a szóhasználatban, a megszólítási formákban is.

 

A jó értekezletnek Geoffry Moss Az eredményes kommunikáció kézikönyve c. munkájában az alábbi tíz „aranyszabályát" sorolja föl.   A jó értekezlet tíz aranyszabálya:   Csak akkor hívjunk össze értekezletet, ha szükséges! Gondosan tervezzük meg a programot! Készítsünk napirendet, s juttassuk el előre a résztvevőkhöz! Ne feledjük, hogy az idő érték! Mindvégig tartsuk kézben a találkozó irányítását! Haladjunk a dolgokkal! Messzemenően használjuk ki a résztvevők tudását és tapasztalatát! Időről időre rendszerezzük és foglaljuk össze az elhangzottakat! A javaslatokat jegyezzük fel, a tagokat bízzuk meg konkrét feladatokkal! Értékeljünk tárgyilagosan!

 

Nézzük meg részletesen, hogy mit is jelentenek ezek a megállapítások!

 

1. Csak akkor hívjunk össze értekezletet, ha szükséges! Ez nagyon fontos szempont. Senki nem szeret fölöslegesen értekezletekre járni, főleg az olyanokra nem, amelyeknek nincs semmi mondanivalójuk, amelyeken nem kapunk megfelelő információkat. Milyen okból lehet értekezletet összehívni? Akkor, ha valami új dologról, rendeletről, változásról tartunk tájékoztatást. Egy-egy feladat, elvégzett munkáról való beszámolás esetében. De tarthatunk értekezletet akkor is, ha egy ünnepélyt, konferenciát, találkozót kell megszerveznünk, előkészítenünk. Ilyenkor, ha nincs még pontos elképzelésünk, tervünk, akkor tarthatunk úgynevezett „ötletbörzét". Ez azt jelenti, hogy minden munkatársunktól, aki részt vesz az értekezleten, a feladat bemutatása után ötleteket kérhetünk annak megoldására. Célszerű az elhangzott ötleteket jól látható helyre (pl. egy táblára) fölírnunk. Amikor a kollégáink az ötleteiket, javaslataikat sorolják, ne értékeljük elsőre őket, de másoknak se engedjük, hogy beleszóljanak, minősítsék a hallottakat! Miután mindenki javaslata fölkerült a táblára, akkor kezdjük az ötletek közös szelektálását, értékelését. A legjobbnak tartott ötleteket aztán részletesen tárgyaljuk meg!

Jó megoldás lehet az is, hogy a felírt összes ötlet közül legelőszőr azokat választjuk ki, amelyeket a legjobbnak tartunk, s azokról kezdünk beszélni. Így elkerülhetjük azt a kellemetlen helyzetet, hogy a kevésbé jó véleményeket negatívan kelljen minősítenünk.

 

2. Gondosan tervezzük meg a programot! Akármilyen kicsi értekezletet hívunk össze, fontos, hogy azt előre eltervezzük, tisztázzuk az értekezlet célját, feladatát. Minden értekezlet előtt célszerű magunkban tisztázni:

• Miért hívjuk össze az értekezletet?
• Mi a célunk, mit szeretnénk elérni, megoldani, közölni?
• Kiket kell meghívnunk?
• Hogyan fogjuk őket értesíteni?
• Hány fő megjelenése várható?
• Mikor és hol érdemes tartani?
• Mennyi ideig tarthat az értekezlet, mennyi időt tudunk rászánni?

 

Ha ezekre a kérdésekre tudjuk a választ, akkor már jó úton járunk, hogy értekezletünk sikeres legyen.

 

3. Készítsünk napirendet, s azt juttassuk el előre a résztvevőkhöz! A napirend segít bennünket is, de tájékoztatja a résztvevőket is arról, hogy milyen témára számíthatnak, illetve milyen témából készüljenek. A napirend minden esetben tartalmazza

• a megbeszélés helyét, idejét,
• az értekezlet célját, feladatát,
• a résztvevők, meghívottak nevét, beosztását,
• a megvitatandó témákat, sorrendjüket,
• az értekezlet várható időtartamát.

 

Ha hosszabb értekezletről van szó, akkor azt is célszerű a résztvevőkkel közölni, hogy milyen lehetőségek vannak az étkezésre.

4. Ne feledjük, hogy az idő érték! Ezt az alapszabályt akkor tudjuk betartani, ha az értekezletet pontosan, a meghirdetett időpontban elkezdjük. Fontos, hogy menet közben is ügyeljünk az időre. Jó, ha tudjuk, ha előre fölmérjük, hogy egy-egy napirendi pont kb. mennyi időt vehet igénybe, s ehhez próbáljuk tartani magunkat. Ügyeljünk arra is, hogy egy-egy hozzászóló ne kalandozzon el a témától, ne rabolja fölöslegesen a jelenlevők idejét.

Egy-egy fontosabb napirendi pont megtárgyalásakor időnyerés végett alkalmazhatjuk az alábbi technikák valamelyikét:

a) Kérjük meg a jelenlevőket, hogy gondolják át néhány percben a témát, készítsenek maguknak följegyzéseket, vázlatokat!

b) A téma bejelentése után kérjük meg a jelenlévőket, hogy alkossanak kisebb csoportokat, s abban vitassák meg a témát! Ha mód van rá, alakítsák ki közös álláspontjukat, amelyet majd a csoportból egyvalaki elmond!

Nagyon fontos, hogy az értekezletet a meghirdetett időpontban be is fejezzük.

 

5. Mindvégig tartsuk kézben a találkozó irányítását! Ez nem azt jelenti, hogy vezetősdit játszanánk, de egy megbeszélés csak akkor lesz sikeres és eredményes, ha valaki vezeti, irányítja annak menetét. A levezető feladata az értekezlet megnyitása, a napirendi pontok megnevezése, a hozzászólók kijelölése és az esetleges elkalandozások megakadályozása. Egy értekezlet vezetésekor nem árt, ha rendelkezünk empátiás készséggel is. Ugyanis ez a készségünk segít bennünket abban, hogy a csöndes embereket bevonjuk a megbeszélésbe, a hangoskodókat pedig féken tartsuk. Ahhoz, hogy az irányítás mindvégig a kezünkben maradjon, tudjuk végigkövetni az értekezlet menetét, mindenképpen folyamatosan készítsünk feljegyzéseket.

6. Haladjunk a dolgokkal! Ahhoz, hogy az értekezlet eredményes legyen, fontos a levezető ébrenléte, figyelme. Érdemes minél jobban összpontosítanunk a megoldandó feladatra. Ezt nagymértékben befolyásolja a résztvevők létszáma. Egy beszámolóra meg lehet hívni több embert is, de ha egy terv előkészítéséről van szó, akkor hatékonyabb, ha nem olyan nagy a résztvevők létszáma.

7. Messzemenően használjuk ki a résztvevők tudását és tapasztalatát! Minden esetben kérdezzük meg a résztvevők véleményét az elhangzottakról, javaslatokról! Ha tudjuk, hogy a megjelentek között van olyan kolléga, aki az adott témában jártas, rendelkezik tapasztalatokkal, akkor az ő véleményét föltétlen hallgassuk meg, kérjük ki!

8. Időről időre rendszerezzük és foglaljuk össze az elhangzottakat! Érdemes az értekezlet során néha összefoglalnunk az elhangzottakat, kiemelni a legfontosabb megállapításokat, illetve utalni a még megtárgyalandó témákra.

 

9. A javaslatokat jegyezzük fel, a tagokat bízzuk meg konkrét feladatokkal! Sok megbeszélés, értekezlet azért tűnik a résztvevők számára meddőnek, értelmetlennek, mert a végén nem világos, hogy kinek mi a feladata. Ezért mindenképpen törekedjünk arra, hogy pontosan határozzuk meg az elvégzendő feladatokat, jelöljük ki annak felelőseit! Ezt mindenképpen írásban is rögzítsük! Minden értekezletről készítsünk jegyzőkönyvet! Ez a témától függően lehet néhány soros, de lehet egészen részletes is.

10. Értékeljünk tárgyilagosan! Minden értekezletet érdemes utána értékelnünk. Erre legjobb, ha közvetlenül a megbeszélés után kerítünk sort, mert ilyenkor még frissek az élmények. Nézzük át a napirendet, melyik pontot nem sikerült esetleg teljesítenünk, miért. Gondoljuk végig a jelenlevők reakcióit! Ki hogyan reagált az elhangzott, fölvetett gondolatokra? Elegendő időt szántunk-e az egyes napirendi pontokra?

Erre azért van szükségünk, mert ezekből a hibákból tudunk tanulni.