2. ábra 

Szervezői, vezetői munkánk során több esetben kerülhetünk olyan helyzetbe, hogy egy adott témáról, egy elért eredményről, egy megvalósítandó célról, feladatról nagyobb hallgatóság előtt előadást, beszámolót kell tartanunk. Erre mindig fel kell készülnünk. Ez a felkészülés a következő tényezők átgondolását jelenti:

 

Milyen minőségben, kihez szólunk?

Minden esetben szükséges tisztázni, hogy milyen minőségben és kinek tartjuk az beszámolót. Azt is fontos tudnunk, hogy kinek adunk elő. Ha szakmai közönség elé állunk ki, akkor nyugodtan használhatunk szakszavakat, nem kell mindent megmagyaráznunk. Azonban, ha a témához nem értők elé állunk, akkor kerüljük a szakkifejezéseket, vagy ha használjuk őket, akkor magyarázzuk is meg jelentésüket! Meghatározza az előadást, a beszámolót szakismeretünk, szaktudásunk. Minél nagyobb ismeretanyaggal rendelkezünk egy témáról, annál könnyebb arról beszélnünk. Igyekezzünk főleg olyan témáról előadást vállalni, amelyben jártasak vagyunk.

Miről fogunk beszélni?

Azt, hogy miről kell beszélnünk, meghatározhatják mások is, ez a megrendelt téma, de gyakori, hogy magunk választunk témát. Akármelyik módon is történik a téma-meghatározás, ahhoz, hogy sikeres és hatásos legyen az előadás, végig kell gondolnunk, miről és milyen mélységben akarunk szólni. Az előadás szorítkozhat tények ismertetésére, közlésére, adhat egy témáról általános összefoglalót, vagy éppen célja lehet a különlegességek, kuriózumok felsorolása. Másképpen kell a tényanyagot válogatni, csoportosítani akkor, ha az előadás feladata problémák felvetése, vitás kérdések elővezetése, megoldási javaslatok kidolgoztatása. Akármilyen céllal is készül előadásunk, beszámolónk, legelső teendőnk az anyag összegyűjtése. Az anyaggyűjtésnek több módja, illetve forrása lehet (pl. tények, adatok a mindennapi munkánkból, számítógépes adatok, szakkönyvek, folyóiratok, megfigyelés, felmérés). Az összegyűjtött anyagot ezután el kell rendeznünk. Célszerű, ha az anyag rendezését az előadás vázlatának elkészítése előzi meg. Ennek több haszna van: elősegíti, hogy tartsuk magunkat az alapgondolathoz; így körvonalazódik az, hogy miről fog szólni és hogyan fog felépülni a beszámolónk. A következő lépés az előadás kidolgozása.

Nézzük meg egy előadás általános vázlatát!

Bevezetés Az előadás témájának és vázlatának ismertetése.

Tárgyalás A témakör kifejtése (adatok, tények, érvek felsorakoztatása, indoklása; magyarázat, okfejtés, következtetés, bemutatás stb.)

Befejezés Összefoglalás, következtetés, esetleges továbbgondolandó, megoldandó kérdések felvetése.

Mit vegyünk még figyelembe?

Figyeljünk arra, hogy mennyi idő áll rendelkezésünkre! Ezt az időt töltsük ki, de ne lépjük túl, ne vegyük igénybe a hallgatóság türelmét! Kövessük a hallgatók figyelmét, értik-e azt, amiről beszélünk! Erről a hallgatók nem nyelvi jelei jól informálnak bennünket. Hagyjunk időt az előadás után a hallgatóság kérdéseinek, véleményének elmondására! Feltétlen fordítsunk figyelmet külső megjelenésünkre! Előadásunkat kísérjük nem verbális jelekkel, de ügyeljünk arra, hogy ezek legyenek mindig összhangban mondandónkkal! Ha olyan a témánk, és lehetőségünk van rá, akkor jó, ha előadásunkat, beszámolónkat valamilyen ábrával, rajzzal, modellel szemléltetjük is. Sokat segíthet a hallgatók kezébe adható handout (rövid összefoglalás, előadásvázlat, adatokat tartalmazó táblázat, stb.) Az sem mindegy, hogy mikor van az előadás, melyik napon, mikor hangzik el. Ha beleszólhatunk az időpontba, akkor a legalkalmasabb a kora délelőtti (10-13 óráig) vagy a kora délutáni (15-17 óra) órákat választanunk.