Maslow szükséglethierarchiája szerint a motiváció mögött szükséglet-kielégítés húzódik meg. A szükségletek folyamatosan kielégítődnek, és hierarchiába rendezhetők.

Ez az elmélet azon alapszik, hogy az emberek életük során folyamatosan tanulnak. Itt nem csupán arra a tanulásra kell gondolni, amely az iskolapadban történik, hanem arra is, hogy az emberek a mindennapi életükben az egészen egyszerű dolgoktól a nagyon bonyolultig különböző cselekvéseket visznek véghez. Ezek a cselekedetek lehetnek jók is és hibásak is (bizonyára mindenki tett már valamit, amiről később kiderült, hogy nem volt jó cselekedet, még ha az adott pillanatban annak is látszott). Általában az emberek tanulnak hibáikból, és igyekeznek az ugyanazt a hibát legközelebb elkerülni.

• Pozitív megerősítés: akkor beszélhetünk róla, ha valakinek a viselkedését (cselekvését) jónak találtuk, és ezt vele közöljük is valamilyen formában. Ennek a várható hatása, hogy az egyén legközelebb is ugyanígy fog viselkedni. Pl. jutalmazás, dicséret.
• Negatív megerősítés célja az, hogy az adott viselkedésről tudatosítsuk, hogy nem volt helyes, így az egyén remélhetőleg legközelebb megpróbálja elkerülni. Pl. elbeszélgetés során meggyőzzük a dolgozót a cselekvés helytelenségéről.
• Kioltás: akkor használható, ha előre tudjuk, hogy az adott viselkedés negatív megerősítése sem javítaná a helyzetet, sőt még rosszabb eredményt érne el. Ekkor célszerű tudomást sem venni a viselkedésről, és megvárni, míg magától elmúlik. Természetesen, ha magától nem múlik el, akkor valamilyen más stratégiát kell alkalmazni.
• Büntetés: az ismétlődő helytelen viselkedés megszüntetésére irányul. A büntetésnek számos változata lehet, az enyhétől az erősig. Pl. ha többszöri negatív megerősítés után még mindig kárt okoz a dolgozó a vállalatnak, büntethetjük prémiummegvonással.

Motiváló lehet a dolgozó számára az is, ha nagyobb hatáskört, felelősséget, több elismerést, előrelépési lehetőséget kap. Ez a munkakörének kibővítésével is elérhető: több vagy összetettebb feladatot kap a dolgozó, amiért nagyobb elismerést is kap.

• Autokrata típusú az olyan vezető, aki mindent egymaga szeret elvégezni, az összes döntést egyedül hozza meg, nagy távolságot tart a beosztottaival, mindig szigorú fegyelmet követel meg munkatársaitól, félti a hatalmát.

• Demokrata vezető, ezzel szemben kikéri a munkatársai véleményét a fontos döntésekben (nem hiszi magát csalhatatlannak). Javasol döntéseket, hajlandó meghallgatni más álláspontját, és el is tudja fogadni az érveket. Megosztja hatalmát és így felelősségét is a munkatársaival, igyekszik mindig objektíven szemlélni a dolgokat.

• Laissez-faire (hadd menjen) típusú vezető mindent ráhagy munkatársaira, nem tudja egységgé kovácsolni a munkahelyet, kevés az önbizalma, nem tud időben döntéseket hozni, szereti áthárítani a döntést, nem értékeli a teljesítményeket (sem pozitívan, sem negatívan).

Belső tényezők

• A személyiség
• Független az emberek személyiségétől az önismeretük.
• Fontos az emberek életében az értékrendszer is, az, hogy ő mit tart fontosnak, értékesnek az életben és a mindennapokban.
• Az emberek viselkedését befolyásolja még a tapasztalat.

Külső tényezők

• Sötét tulajdonságokat, melyeket sem mások, sem az egyén nem ismer.
• Zárt tulajdonságokat, melyeket az egyén ismer, de mások nem.
• Vak tulajdonságokat, melyeket csak a környezet ismer, az egyén még nem ismer.
• Nyílt tulajdonságokat, melyeket az egyén is és a környezete is jól ismer.