A szoftver kiválasztása is összetett kérdés a rendszerfejlesztés szempontjából. Beszélhetünk róla aszerint, hogy milyen szoftverkörnyezetet (operációs rendszer, adatkezelő szoftver, lekérdező nyelv stb.) választunk a felhasználói szoftver működéséhez, továbbá tárgyalhatunk kizárólag a készülő, tervezendő szoftverről, melyet a felhasználói igényeknek megfelelően kialakított rendszerjavaslat szerint kidolgoztatunk. 

Ebben a részen csak a felhasználói szoftver kiválasztásának témakörével foglalkozunk. A felhasználói szoftvereket kétféle módon biztosíthatjuk, az alábbi két lehetőség közül választhatunk:

• saját fejlesztés
• vásárolt szoftver

Tekintsük át azokat a szempontokat, melyek a saját fejlesztésű szoftver mellett vannak, majd vegyük sorra a vásárolt szoftver előnyeit és hátrányait. 

Minden felhasználó azt gondolja, hogy az ő általa elképzelt, megfogalmazott feladatok olyannyira speciálisak, hogy feltétlen új szoftvert kell fejlesztetnie annak megoldására.

Valójában a helyzet az, hogy vannak tipikus és kevésbé tipikus felhasználói szoftverek.

Ez azt jelenti, hogy a gazdasági rendszer egyes nyilvántartási és elszámolási alrendszerei (önállóan rendszerek) attól függően, hogy a gazdálkodási forma és más - a számviteli törvény, adótörvény által előírt - ismérvek alapján mennyire tekinthetők eltérőnek, funkciójukat tekintve majdnem azonosak.

 

Nézzünk erre példákat!

A szakirodalom a főkönyvi alrendszert tekinti a leginkább tipikus rendszernek - abból a megfontolásból, hogy a könyvvezetési és beszámolási kötelezettség tartalmilag és formailag pontosan előírt a Számviteli Törvényben, így az annak megoldására fejlesztett rendszerek csakis olyan programfunkciókat tartalmazhatnak, melyek ennek megfelelő megoldásokat biztosítanak.

Minden további rendszernél, mely ettől kevesebb, de még megfelelő számú kötelező (törvény által előirt, szabályozott) funkciót tartalmaz, annál mérlegelni kell a kész rendszer vásárlását és annak adaptálását.

 

Saját fejlesztés

A döntés előkészítéséhez az alábbi érveket és ellenérveket lehet felsorakoztatni: 

Előnyök:

• a programok a tényleges felhasználói igényeket fogják kielégíteni
• a fejlesztés egy kézben van
• a szakemberek rendelkezésre állnak a rendszer karbantartásának időszakában is (a karbantartás jelenti a programhibák kijavítását és a későbbiekben az élet és a jogszabályok által szükségessé vált módosítások elvégzését) is
  

Hátrányok:

• a fejlesztés költsége magas, a költségek megtérülésére alig van esély
• a fejlesztés időigénye sok, ezért nagy a kockázat
  

Az egyedi szoftverfejlesztés általában nem gazdaságos, de lehet indokolt. Javasoljuk figyelembe kell venni a döntéshez az alábbiakat:

• Akkor indokolható, ha valóban egyedi probléma megoldásról van szó.
• Akkor érdemes, ha a feladat megoldása (azaz a szervezés, a beruházás) költségeinek megtérülése biztos.
• Akkor szabad, ha csak ez az egy mód kínálkozik megoldásként.

 

Vásárolt szoftver

A saját fejlesztésű szoftver alternatívája a vásárolt szoftver. A vásárolt szoftver előnyei között említhetjük:

• kevésbé költséges, ezért a befektetés, megtérülés is előnyösebb,
• a karbantartás szerződés szerint biztosított,
• előnyt jelenthet a referencia helyek tapasztalata, a „többszörösen kipróbált" program.

Hátrányok:

Hátrányként valójában azt említhetjük, ami a saját fejlesztésnél előnyt jelentett, a felhasználók igényeinek kielégítésének alacsonyabb fokát. 

Milyen szempontokat kell figyelembe venni, ha szoftver vásárlása mellett döntünk?

• tanulmányozni kell a szoftverpiacot
• meg kell találnia az alkalmas szoftvereket

 Értékelni kell és össze kell hasonlítani a hasonló funkciókat megvalósító szoftvereket. 

Az értékelés szempontjai általában az alábbiak:

• a szükséges hardver
• az operációs rendszer követelményei
• az adatkezelési rendszerbeli megkötés
• a mindenképpen kielégítendő funkciók
• ár
• referenciák

Ahhoz, hogy dönteni tudjunk, rangsorolni kell a szoftver-előállítókat. Milyen szempontok alapján rangsorolunk? Elsősorban a tapasztalat, üzletmenet, várható installálási, betanítási segítség, vásárlási kör.

A vásárlási körhöz kapcsolódik a referencia kifejezés. A tapasztalat azt mutatja, hogy az egyik legfontosabb szempont a kész szoftver vásárlásánál, az ún. referencia, ami azt jelenti, hogy vannak konkrét szervezetek, melyek már bevezették a rendszert, tapasztalatokat gyűjtöttek annak működésére vonatkozóan. Ezektől a vállalkozásoktól, intézményektől véleményt kell kérni a használt program előnyös tulajdonságairól és esetleges hibáiról. 

A vásárolt szoftver az egyik lehetőség, míg a másik a felhasználói szoftver fejlesztése. Ahogy láttuk, igen sok kritérium figyelembe vétele szükséges annak eldöntéséhez, melyik az a megoldás, mely a felhasználói, a minőségbiztosítási és a gazdaságossági követelményeket leginkább kielégítheti.

Ezekhez a döntésekhez nem is lehet automatizálni, egyéni, a feladattól függő specifikumok szükségesek a megoldási módszer kiválasztásához. 

Ha a szoftvervásárlás mellet döntünk, akkor ez nemcsak a vásárolt program installálását jelenti. Ilyenkor a programot a meglévő rendszerbe be kell illeszteni, együttműködő részévé kell alakítani, azaz adaptálni kell.