4.1 Probléma
Mint már fentebb említettük, a problémák létrejötte vezet a döntéshez, ezért először magával a problémával kell foglakozni.
Megfigyelhető, hogy mindig van egy állapot, amelyben éppen vagyunk (ezt jelenlegi állapotnak nevezzük), és el szeretnénk jutni egy másik (kívánt) állapotba, de ez valami miatt nem lehetséges. Ekkor keletkezik a probléma.
A jelenlegi állapotot két részre lehet bontani: a tényállapotra és az észlelt állapotra. A tényállapot az az állapot, ami a jelenlegi helyzetet tükrözi. Az észlelt állapot azt jelenti, hogy milyen következtetést vonunk le a tényekből. A probléma az észleléskor tudatosul bennünk.
A probléma elhárítására több lehetőség kínálkozik:
- lemondunk a célunkról, így a jelenlegi állapot lesz a kívánt állapot is;
- módosítjuk a célt, a kívánt állapotot a jelenlegihez közelítjük;
- elérjük a célt, a jelenlegi állapotot közelítjük a kívánt állapothoz.
A problémamegoldás menete:
- Felismerjük a problémát.
- Elemezzük a problémát. Meg kell vizsgálni, hogy mit lehet tenni. Ha nem ismert a probléma oka, csak a tünete, fel kell tárni a problémát.
- Alternatívák kidolgozása a probléma elhárítása érdekében. Mindig az a cél, hogy a probléma ellenére elérjük a kitűzött célt. Ezért a probléma pontos ismeretében meg kell vizsgálni, hogy milyen lehetőségek vannak az elhárítására, és ezeknek milyen vonzataik vannak.
- Az alternatívák közül egy kiválasztása. Valószínűleg sok megoldási javaslat készül. Először még csak a megoldás a fontos, a megoldással járó következmények nem. Később azonban már figyelmet kell szentelni a probléma elhárításával járó egyéb dolgoknak is, mint pl. pénzügyi, emberi, anyagi feltételek stb. Ennek fényében az összes alternatíva közül csak egyet lehet kiválasztani, amely optimálisnak látszik. Ez az a pont, ahol a vezetőnek döntést kell hoznia!
- Meg kell valósítani a kiválasztott alternatívát. E feladat általában már nem a vezető tevékenységi köréhez tartozik, ő csak a döntést hozza meg, a végrehajtásról alsóbb szintű vezetőknek kell gondoskodniuk.
- Ám az alternatíva kiválasztásánál nem árt eddig a pontig előre gondolkodni, mert lehetséges, hogy minden tekintetben kiváló az ötlet, csak éppen megvalósíthatatlan.
- Visszacsatolás során meg kell vizsgálni, hogy sikerült-e megoldani a problémát, azaz egyrészt meg kell vizsgálni, hogy valóban végrehajtották-e a vezetői utasítást, másrészt azt, hogy a probléma ezzel elhárult-e.
Az első négy lépést összefoglalóan akaratképzésnek szoktuk nevezni, az ötödik lépés az akaratérvényesítés, melyet az ellenőrzés követ.