A három intézményi piac beszerzési magatartásának általános modellje lesz segítségünkre, hogy megértsük a fogyasztói és intézményi piacok beszerzési döntéseinek eltérését. 

 

33. ábra
Az intézményi piacok beszerzési magatartásának általános modellje 

A szervezeti beszerzés az a folyamat, amely során a vállalatnál felismernek egy igényt vagy problémát, melyet valamilyen termék vagy szolgáltatás beszerzésével meg lehet oldani, ki lehet elégíteni. Az azonosítás és a lehetséges beszállítók értékelése (ajánlatkérés, tender) után a legjobbat kiválasztják, szerződést kötnek és rendelnek. A teljesítés után a teljes folyamatot (kezdve a kapcsolattartáson, az áru minőségén át a végső, határidőre történő szállításig) értékelik. Amennyiben a beszállító pozitív értékelést kap, újrarendelés vagy keretszerződés kötése lehetséges. Ha negatív értékelést kap, akkor a vállalat új beszállítót keres. Vannak olyan vállalatok, melyek pl. adott termék prototípusának legyártását kéri a leendő beszállítóktól, melyet a későbbi szállításoknál etalonként kezel (méret, szín, szabványok stb. szerint). Így a terméket is megismeri, és nemcsak árakat, de cégeket és referenciát is össze tud hasonlítani egymással. 

A beszerzés lépései 

1. Probléma felismerése
A szervezeti vásárlás folyamata a probléma felismerésével kezdődik, melynek kiváltó oka lehet:

• a szervezet egy tagjának igénye támad egy adott termékre vagy szolgáltatásra, annak érdekében, hogy hatékonyabban, gyorsabban, pontosabban tudja munkáját végezni;
• egy elromlott vagy elavult gép, berendezés cseréje, kicserélésé, újabbal, korszerűbbel való helyettesítése;
• nem megfelelő alvállalkozói teljesítésből adódó változásra való igény is generálhat új beszerzést;
• olcsóbb, jobb minőségű, kedvezőbb szerződéses kondíciókat ajánló beszállító megjelenése is elindíthatja a folyamatot (amelyet akár közvetlen megkeresés útján, kiállításon, termékbemutatón vagy reklámon, DM-levélen keresztül juttatott el a vállalat egyik alkalmazottjához). 

2. Igény specifikálása
Miután a problémát felmérték és a szervezet engedélyt adott a beszerzés megindítására, paraméterek felkutatására, megkezdődik az igénytermék vagy -szolgáltatás „formába való öntése", mely alapján specifikálják:

• a terméket vagy szolgáltatást (standard vagy egyedi fejlesztést);
• a rendelési mennyiséget;
• a kiegészítő szolgáltatásokat;
• a garanciát;
• a szervizlehetőséget stb.,

tehát megadják az összes olyan paramétert, amely szükséges az ajánlatok bekéréséhez. 

3. Beszállítók feltérképezése
Ha már tudható, hogy milyen igény kielégítése szükséges a beszerzéssel, specifikálható a termék és a szolgáltatás, a következő lépésben azon beszállítók megkeresése történik, amelyek ezeket az árukat szolgáltatni tudják. Néhány jellemző módszer a beszállítók feltérképezésére:

• ipari kamarák adatbázisa;
• egyéb adatbázisok, évkönyvek, szakkatalógusok (papír- vagy internet alapúak);
• ismerősök ajánlása útján (más területeken tevékenykedő alvállalkozók vagy munkatársak javaslata alapján);
• felhívás - hirdetés útján;
• tenderezéssel - a vállalatok tendert írnak ki már meglévő, vagy újonnan bevonni kívánt beszállítók részére annak érdekében, hogy azonos paraméterekre vonatkozó ismérvek alapján (tenderkiírás) adják be kereskedelmi, műszaki és árra vonatkozó ajánlataikat, melyeket így a szervezet bizonyos kritériumrendszer alapján objektíven össze tud hasonlítani;
• egyszerű kereskedelmi ajánlatok bekérése már alvállalkozói státusban lévő vagy teljesen új vállalatoktól. 

4. Ajánlatok bekérése
A fenti módszerek használatával a vállalat a számára legmegfelelőbb beszállító(k) csoportjától ajánlatot kér be, melyek alapján meg tudja hozni döntését. 

5. Ajánlatok összehasonlítása
A beérkezett ajánlatokat bizonyos - előre meghatározott kritériumok alapján - értékelik. Ilyen kritériumok lehetnek:

• ár;
• minőség;
• garancia;
• jótállás;
• szállítói referencia, tapasztalat;
• szállító hírneve;
• szállító pénzügyi helyzete (finanszírozó képessége);
• szállító műszaki alkalmassága (szakemberei, gépparkja, alvállalkozói kapcsolata);
• ügyfél menedzselése (hogyan bánik ügyfeleivel);
• rugalmassága egyes döntési helyzetekben stb. 

6. Beszállító kiválasztása
A meghatározott paraméterek alapján választja ki a vállalat azt vagy azokat a beszállítókat, akikkel tárgyalásokat kezdenek a szerződéses feltételekről. Ez akár egy hosszadalmas folyamat is lehet, ahol - amennyiben még nem ismerik a felek egymást - személyesen is kontaktusba kell kerülniük, mely során a személyes meggyőzés kerül előtérbe. Ennek kulcseleme, hogy hogyan tudják a beszállítók „eladni" cégüket, meggyőzni az ajánlatkérőt, hogy ők a legmegfelelőbbek a projektre. A tárgyalások végén a vállalat a feladat bonyolultságától, összetettségétől, rendelési volumenétől, gyártási határidőtől függően egy vagy több beszállítóval is szerződést köthet. 

7. Szerződés megkötése, rendelés
A szerződésben meghatározott paraméterek alapján, határidők betartásával megkezdődik a rendelés folyamata. A vállalat leadja első rendelését a kiválasztott beszállítójának, amely köteles legyártani, beszállítani, elvégezni a termék vagy szolgáltatás gyártását határidőre, adott mennyiségben, adott áron stb. Itt dől el, hogy milyenek az első konkrét tapasztalatok, mennyire felel meg a vállalatnak az új beszállító.

8. Teljesítés értékelése
A vállalat objektív és szubjektív szempontból is értékeli beszállítóit. Objektíven a szerződéses feltételek minden egyes pontjának betartását, illetve az attól való eltéréseket vizsgálja, szubjektíven pedig a vállalaton belüli kontaktszemélyhez, mint ügyfélhez, megrendelőhöz való hozzáállást, ügyfélkezelést nézi. E kettő tapasztalata alapján dönti el, hogy újra rendel-e, vagy pedig a szerződésben meghatározott keretek között új beszállítót keres ugyanazon munka elvégzésére. Amennyiben mindkét fél - eladó és vevő - elégedett, hosszú távú kapcsolat alakulhat ki a beszállító és a vásárló vállalat között, mely mindkét oldalon előnyökkel jár. 

 34. ábra
A hosszú távú kapcsolat előnyei a beszállító és a vásárló vállalat számára